Что такое должностная инструкция

Чтобы понимать, как правильно составлять должностную инструкцию, рассмотрим, что представляет собой данный документ, какое значение имеет должностная инструкция для работодателя, и предложим неформальный подход к ее составлению.

Так как в Трудовом кодексе понятие «должностная инструкция» не раскрывается, обратимся за разъяснениями к этимологическим словарям.

Должностная инструкция представляет собой документ, который указывает круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность в компании, на предприятии, фирме. Из данного определения видно, что основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.

Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений).

Должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то есть комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Круг прав и обязанностей руководителя, директора организации и их заместителей определен в Уставе, а руководителей подразделений-специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:

• рациональное разделение труда между работниками предприятия;
• равномерную загрузку работников;
• оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности;
• возможность своевременного и эффективного контроля работников;
• понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности;
• существенно ускоренное обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.

Очень важным характерным признаком должностной инструкции является ее тесная взаимосвязь с документами, относящимися к другим группам документации-в частности, с трудовым договором, а также с документами по оформлению дисциплинарных взысканий. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом.

Однако если в трудовом договоре, при описании обязанностей работника, имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами,-в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия-это необходимость.

В случае трудовых споров (как решаемых внутри предприятия, так и в судебном порядке), при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Содержание должностной инструкции

Основные требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции:

• ясность (достигается предельно точным формулированием-как отдельных предложений, так и всего текста в целом);
• информационная емкость (обеспечивается включением в текст предложений, сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой);
• убедительность (зависит от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа).

Оформление должностной инструкции

Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:

• наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;
• задачи, возлагаемые на работника;
• статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
• основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;
• основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов;
• трудовые функции, порученные работнику;
• виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций;
• основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника;
• полномочия работника, их краткая характеристика;
• трудовые отношения работника с другими должностными лицами предприятия;
• меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций;
• порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.

Функции должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет две основные функции:

• структурирует производственные процедуры;
• регулирует деятельность сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

Должностная инструкция, в которой права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме зафиксированы документально помогает предотвратить многие конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.

Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.

Задачи должностной инструкции

Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:

• четко сформулировать трудовую функцию работника;
• скоординировать действия работников, избегая дублирования;
• равномерно распределить нагрузку на работников;
• определить необходимую квалификацию персонала;
• обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;
• эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;
• при необходимости-обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.

Должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера, поможет доказать, что спорные затраты являются обоснованными. Из нее будет ясно, что сторонний бухгалтер выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.

Применение должностных инструкций

Все работники компании в обязательном порядке должны быть ознакомлены работодателем с содержанием своей должностной инструкцией, поскольку она является действующим локальным нормативным актом, имеющим отношение к трудовой функции работника.

Ознакомление работника с содержанием должностной инструкции может быть организовано работодателем или его полномочным представителем (начальником кадровой службы, непосредственным руководителем) как в индивидуальном порядке, так и в порядке профессиональной подготовки вместе с другими работниками.

Факт ознакомления работником с содержанием должностной инструкции должен быть документально подтвержден подписью работника непосредственно на должностной инструкции, хранимой в деле работника, либо, если должностная инструкция предназначена для регламентации повседневной деятельности целой категории работников, в листе ознакомления.

Важным в работе с должностными инструкциями является то обстоятельство, что они разрабатываются не для однократного ознакомления и последующего хранения (хотя именно такое отношение к должностным инструкциям является наиболее распространенным).

Разработанные должностные инструкции являются реальным управленческим инструментом, и как любой управленческий инструмент они должны:

• реально использоваться в работе организации, то есть деятельность работников с определенной периодичностью должна контролироваться на предмет исполнения ими трудовых функций, возложенных на них должностной инструкцией;
• постоянно совершенствоваться и дорабатываться вместе с изменениями бизнес-процессов, организационной структуры, внешней среды;
• быть доступны руководителям подразделений и работникам так, чтобы, например, вновь принимаемый работник был ознакомлен не только с должностными обязанностями и своими правами непосредственно по своей должности, но и с обязанностями и правами, возникающими в отношении его должности у других работников предприятия.

Одной из форм контроля знания работниками своих обязанностей и соответствия занимаемой должности является аттестация персонала. Чтобы сотрудники успешно прошли аттестацию, рекомендуется провести обучение или тренинг для повышения квалификации.

Многие руководители не понимают, для чего нужна должностная инструкция, и формально относятся к ее составлению. Некоторые компании совсем не составляют этот документ, ограничиваясь ознакомлением работников с их обязанностями в устной форме, оправдывая такое положение вещей попыткой избежать бюрократических проволочек.

Как видно из примера, такое мнение ошибочно, так как должностная инструкция – один из важнейших рабочих документов, который может уберечь работодателя и работника от многих неприятностей и конфликтных ситуаций.