Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (операционное управление персоналом и структурным подразделением организации)

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя структурного подразделения (операционное управление персоналом и структурным подразделением организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя структурного подразделения [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель структурного подразделения назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель структурного подразделения подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель структурного подразделения относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель структурного подразделения отвечает за:

надлежащую организацию работы по обеспечению кадрами требуемой численности и квалификации в соответствии с потребностями Компании;
исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников кадровой службы;
сохранность информации (документов), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании;
обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях кадровой службы.

1.6. На должность руководителя структурного подразделения может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — магистратура или высшее образование (непрофильное) — магистратура и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или экономики труда или менеджмента.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя структурного подразделения: не менее пяти лет в области управления персоналом.

1.8. В практической деятельности руководитель структурного подразделения должен руководствоваться:

законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании, регламентирующими кадровую работу и деятельность кадровой службы;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями директора организации;
настоящей должностной инструкцией.

1.9. Руководитель структурного подразделения должен знать:

методы, способы и инструменты управления персоналом, обеспечения кадровой безопасности;
цели, стратегию развития, бизнес-план и бизнес-процессы организации;
социальную политику, корпоративную культуру, политику управления персоналом организации;
методы анализа количественного и качественного состава персонала;
системы стандартов по бизнес-процессам, профессиям, нормам труда;
системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
порядок закупочной деятельности, заключения и ведения договоров (контрактов);
основы производственной деятельности организации;
основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда, экономики труда, безопасных условий труда;
организационно-штатную структуру организации;
тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и квалификационные характеристики должностей служащих, профессиональные стандарты;
специализированные информационные системы, цифровые услуги и сервисы в области операционного управления персоналом и работой структурного подразделения, границы их применения;
основные метрики и аналитические срезы системы операционного управления персоналом и работы структурного подразделения;
нормативные правовые акты, определяющие нормы трудового права;
основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в области ведения документации по персоналу;
основы налогового законодательства Российской Федерации;
основы миграционного законодательства Российской Федерации в области привлечения и трудоустройства иностранных граждан и лиц без гражданства;
основы административного законодательства Российской Федерации в области управления персоналом и ответственности должностных лиц;
законодательство Российской Федерации по защите персональных данных;
локальные нормативные акты организации в области управления персоналом;
порядок заключения договоров (контрактов);
нормы этики делового общения;
теории управления персоналом и его мотивации;
формы и методы оценки персонала и результатов их труда;
технологии оперативного управления персоналом организации;
методы управления развитием и эффективностью организации, методы анализа выполнения планов и программ, определения их экономической эффективности, методы обеспечения кадровой безопасности;
экономику труда;
организационно-штатную структуру организации;
политику управления персоналом, корпоративную социальную политику, корпоративную культуру;
методики планирования и прогнозирования потребности в персонале;
порядок урегулирования трудовых споров;
требования и правила проведения аудита работы с персоналом;
формы социального партнерства и взаимодействия с представительными органами работников и иными организациями;
порядок оформления кадровых документов и придания им юридической силы;
правила ведения деловой переписки;
методы оценки работы структурных подразделений, результатов и эффективности деятельности, результатов труда персонала;
методы проведения аудита и контроллинга оперативных управленческих процессов;
технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
основы управления проектами (применительно к проектам в сфере информационных технологий);
основы проектирования и построения информационных систем, основные технологии и тренды, имеющие отношение к сфере управления персоналом;
основы лицензирования программного обеспечения, образования цен на программные средства и оценки стоимости владения информационными системами;
основные положения гражданского законодательства Российской Федерации в области интеллектуальной собственности;
требования законодательства Российской Федерации в области применения электронной подписи;
формы и системы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
основы документационного обеспечения;
порядок оформления, ведения и хранения документации по системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
порядок формирования, ведения базы данных и предоставления отчетности по системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
нормативные правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по предоставлению учетной документации.

1.10. Руководитель структурного подразделения должен уметь:

организовывать работу персонала структурного подразделения;
определять задачи персонала структурного подразделения исходя из целей и стратегии организации;
создавать и описывать организационную структуру, цели, задачи, функции структурного подразделения;
применять методы управления межличностными отношениями, формирования команд, развития лидерства и исполнительности, выявления талантов, определения удовлетворенности работой;
определять, анализировать, моделировать и выстраивать внутренние коммуникации персонала;
разрабатывать проектные предложения и мероприятия по повышению эффективности работы персонала;
внедрять стратегию управления персоналом;
составлять, рассчитывать, корректировать и контролировать статьи расходов на персонал, разрабатывать предложения по затратам на персонал для формирования бюджета;
представлять интересы организации и вести переговоры с государственными органами, представительными органами работников по вопросам персонала;
анализировать информацию о поставщиках услуг в области управления персоналом и об условиях заключаемых договоров;
производить предварительные закупочные процедуры и оформлять сопутствующую документацию по заключению договоров;
организовывать и проводить обучающие и консультационные мероприятия для пользователей систем автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом;
работать с информационными системами, цифровыми услугами и сервисами по вопросам управления персоналом в части операционного управления персоналом и работы структурного подразделения;
формировать предложения о реализации мероприятий по обеспечению необходимого уровня кадровой безопасности;
формировать предложения по автоматизации и цифровизации процесса операционного управления персоналом и работой структурного подразделения;
обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации;
вести деловую переписку;
соблюдать нормы этики делового общения;
определять зоны ответственности и эффективность работы персонала структурного подразделения, распределять задачи и обеспечивать материально-технические ресурсы для их исполнения;
применять методы оперативного управления персоналом организации, обеспечения кадровой безопасности;
контролировать исполнение поручений и задач, своевременно корректировать планы и задачи;
определять показатели эффективности работы персонала подразделения;
управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной труда;
составлять планы деятельности структурного подразделения организации;
производить анализ текущей деятельности структурного подразделения и внедрять процедуры по ее оптимизации;
вести переговоры с поставщиками услуг по условиям заключаемых договоров;
проводить аудит кадровых процессов, процедур, оформления кадровых документов и документов по управлению персоналом;
собирать, анализировать и систематизировать необходимую информацию для автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом и обеспечения кадровой безопасности;
управлять функциональными требованиями, этапами проектов автоматизации и цифровизации управления персоналом, изменениями в них;
работать в системах управления проектами, требованиями и доработками по ним;
разрабатывать тестовые и приемочные сценарии демонстрационных и обучающих материалов;
работать в системах автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом;
готовить и защищать экономические и качественные обоснования и эффекты автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом;
контролировать мероприятия по обеспечению кадровой безопасности, процессы управления персоналом подразделений, определять их результативность и выявлять факторы отклонений от плановых параметров;
разрабатывать программы достижения целей и оперативного решения задач подразделений;
анализировать, разрабатывать и оформлять документы по оперативным процессам и их результатам;
контролировать расходование бюджетов на персонал;
оформлять документы по операционному управлению персоналом и работе структурного подразделения, представляемые в государственные органы, представительные органы работников;
обеспечивать документационное сопровождение по системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового и архивного законодательства Российской Федерации и локальными актами организации;
контролировать исполнение договоров поставщиков услуг по вопросам персонала;
производить закупочные процедуры, оформлять и анализировать закупочную документацию;
проводить переговоры и представлять интересы организации в государственных органах, представительных органах работников по вопросам персонала;
вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях.

1.11. В период временного отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Руководитель структурного подразделения в ходе операционного управления персоналом и структурным подразделением организации выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Разработка системы операционного управления персоналом и работой структурного подразделения организации, в том числе:

разработка планов, программ и процедур управления персоналом;
постановка оперативных целей по вопросам управления персоналом;
разработка предложений по структуре подразделения и потребности в персонале;
разработка предложений по обеспечению кадровой безопасности, обеспечению персоналом, формированию систем оценки, развития, организации и оплаты труда, корпоративным социальным программам и социальной политике;
разработка предложений о затратах и формировании бюджета на персонал;
контроль исполнения бюджета фонда оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат;
разработка предложений по заключению договоров в области управления персоналом с поставщиками услуг и проведение предварительных процедур по их заключению.

2.2. Реализация операционного управления персоналом и работы структурного подразделения организации, в том числе:

планирование деятельности структурного подразделения и персонала;
оперативное управление персоналом структурного подразделения организации;
расчет затрат по подразделению и подготовка предложений для формирования бюджета;
разработка стандартов деятельности подразделения и унификация процессов;
проведение инструктажа по охране труда;
постановка задач работникам структурного подразделения, определение ресурсов для их выполнения, контроль исполнения;
разработка предложений по улучшению показателей деятельности подразделения;
формирование отчетов о работе структурного подразделения.

2.3. Разработка и сопровождение процесса цифровизации и автоматизации управления персоналом, в том числе:

разработка предложений по автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом;
формулирование целей и задач автоматизации и цифровизации в рамках стратегии функции управления персоналом, общей стратегии организации и обеспечения кадровой безопасности;
координация и экспертиза разработки схем информационного обмена, нормативно-справочной информации, электронных документов и систем автоматизации процессов управления персоналом;
координация и экспертиза разработки схем информационного обмена, нормативно-справочной информации, электронных документов и систем автоматизации процессов управления персоналом;
координация разработки и согласование функциональных требований к автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом, в том числе требований к пользовательским интерфейсам и шаблонам;
согласование регламентов и инструкций по работе с автоматизированной системой в области процессов управления персоналом;
сопровождение и функциональная приемка систем цифровизации и автоматизации процессов управления персоналом на этапах проектирования, тестовой и опытно-промышленной эксплуатации;
организация обучения специалистов по управлению персоналом использованию систем автоматизации и цифровизации управления персоналом и профессиональной поддержки пользователей;
организация функционального мониторинга работы систем автоматизации и цифровизации управления персоналом и профессиональной поддержки пользователей;
ведение проектной, пользовательской и эксплуатационной документации (в области функциональных возможностей) на системы автоматизации и цифровизации процессов управления персоналом;
формулирование предложений по модернизации и развитию существующих систем автоматизации и цифровизации управления персоналом;
обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации.

2.4. Администрирование процессов операционного управления персоналом и работой структурного подразделения организации и соответствующего документооборота, в том числе:

анализ процессов документооборота, локальных документов по вопросам операционного управления персоналом и работой структурного подразделения, бизнес-процессов организации, удовлетворенности персонала;
документационное оформление результатов операционного управления персонала и работы структурного подразделения, результатов аудита работы с персоналом;
подготовка предложений по развитию систем операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, по необходимым корректирующим и превентивным мерам;
разработка системы анализа и контроля работы персонала, мероприятий по обеспечению кадровой безопасности;
контроль, сравнение и анализ процессов в области оперативного управления персоналом, результатов управленческих мероприятий, определение факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей;
подготовка и обработка запросов, уведомлений, сведений о работниках в государственные органы, профессиональные союзы, общественные организации;
сопровождение договоров оказания услуг по вопросам оперативного управления персоналом и работой структурного подразделения, включая предварительные процедуры по их заключению;
подготовка предложений по формированию бюджета на персонал организации;
выполнение требований по хранению информации о результатах действия систем операционного управления персоналом и работой структурного подразделения.

В случае необходимости руководитель структурного подразделения может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель структурного подразделения имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания.

3.3. Осуществлять непосредственное руководство подчиненными сотрудниками.

3.4. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы от подчиненных ему служб, подразделений и сотрудников.

3.5. Знакомиться с проектами решений вышестоящего руководства, касающимися деятельности организации.

3.6. Представлять на рассмотрение вышестоящего руководства предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.

3.7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство и пр.

3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель структурного подразделения несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя структурного подразделения осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя структурного подразделения является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя структурного подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель структурного подразделения обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю структурного подразделения для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю структурного подразделения для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)