Должностная инструкция начальника административно-хозяйственного подразделения (организация рабочего пространства, создание и обеспечение оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками организации)

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника административно-хозяйственного подразделения
(организация рабочего пространства, создание и обеспечение оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность начальника административно-хозяйственного подразделения [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Начальник административно-хозяйственного подразделения относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.3. Начальник административно-хозяйственного подразделения подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность начальника административно-хозяйственного подразделения назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное) (бакалавриат и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности)), дополнительное профессиональное образование (программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)) и опыт практической работы не менее трех лет в области материально-технического обеспечения.

1.5. Начальник административно-хозяйственного подразделения должен знать:

основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к размещению работников и организации рабочего пространства;
основы эргономики;
общие принципы зонирования помещений;
законодательство Российской Федерации по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, эксплуатации и обслуживания зданий и сооружений, материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, складского учета, делопроизводства и архивирования, гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка в рамках выполняемых трудовых функций, а также санитарные и иные правила и нормы, обеспечивающие безопасные и благоприятные условия работы;
основные принципы и технологии бережливого производства;
структуру организации;
основы и принципы классификации зданий и сооружений;
принципы выбора поставщиков мебели и офисного оборудования;
принципы выбора поставщиков услуг по разработке дизайн-проектов и планировочных решений;
принципы выбора поставщиков услуг по организации переездов;
основы управления персоналом и его мотивации;
методы оценки персонала и результатов труда;
локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
структуру и принципы организации документооборота;
базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
правила деловой переписки;
правила делового этикета;
рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг;
порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
правила проведения инвентаризации;
правила складского учета;
правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
основы управления персоналом и его мотивации;
методы оценки персонала и результатов труда;
порядок организации приема посетителей;
основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации приема посетителей;
правила оборудования мест приема гостей и посетителей;
основы договорной работы;
порядок заключения договоров;
принципы организации корпоративных и деловых мероприятий;
правила организации корпоративных и деловых мероприятий;
основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации корпоративных и деловых мероприятий;
правила приема гостей и посетителей;
принцип, алгоритм и этапы проведения закупок.

1.6. В период временного отсутствия начальника административно-хозяйственного подразделения (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Начальник административно-хозяйственного подразделения выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Определение потребностей организации в формировании рабочего пространства с учетом сферы деятельности организации, численности персонала и структуры организации.

2.2. Организация процесса устройства рабочего пространства.

2.3. Контроль реализации планировочных решений, зонирования, комплектации мебелью, офисным и бытовым оборудованием рабочего пространства.

2.4. Разработка планов реализации проведения ремонтных работ, перепланировок, переоснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов.

2.5. Организация и контроль реализации внутренних перемещений и внешних переездов подразделений организации.

2.6. Определение необходимых ресурсов для реализации проектов ремонтных работ, перепланировок, переоснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов.

2.7. Проведение регулярного анализа эффективности использования помещений.

2.8. Проведение мероприятий в рамках обеспечения пожарной безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

2.9. Представление интересов организации в надзорных и контролирующих органах по вопросам гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций.

2.10. Разработка и внедрение норм размещения и оборудования рабочего пространства.

2.11. Постановка целей и задач работникам подразделения в рамках организации процесса устройства рабочего пространства.

2.12. Контроль выполнения поставленных задач работниками подразделения в рамках организации процесса устройства рабочего пространства.

2.13. Организация процесса, определение процедуры, сроков реализации и периодичности материально-технического обеспечения работников.

2.14. Контроль процессов материально-технического обеспечения.

2.15. Оценка эффективности процессов и результатов материально-технического обеспечения.

2.16. Построение работы склада по хранению ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда.

2.17. Контроль работы склада по хранению ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда.

2.18. Организация и контроль работы по обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.

2.19. Контроль перемещения ТМЦ, в том числе за пределы организации.

2.20. Организация работы по озеленению территории организации и уходу за зелеными насаждениями.

2.21. Организация питания работников путем оборудования мест приема пищи и привлечения поставщика услуг корпоративного питания.

2.22. Построение и контроль процесса организации деловых поездок работников.

2.23. Построение системы взаимодействия и коммуникации между сотрудниками подразделения и представителями обслуживающих сервисных организаций.

2.24. Разработка и внедрение норм, регламентирующих материально-техническое и хозяйственное обеспечение.

2.25. Организация проведения инвентаризаций ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда.

2.26. Постановка целей и задач работникам подразделения в рамках материально-технического обеспечения деятельности работников организации.

2.27. Контроль выполнения поставленных задач работниками подразделения в рамках материально-технического обеспечения деятельности работников организации.

2.28. Определение целей и задач работников службы приема посетителей.

2.29. Определение стандартов и внедрение норм, регламентирующих принципы организации и работы службы приема посетителей.

2.30. Контроль работы службы приема посетителей.

2.31. Построение взаимодействия работников службы приема посетителей с подразделениями и посетителями организации.

2.32. Контроль состояния помещений для приема посетителей.

2.33. Контроль качества сервиса и уровня обслуживания посетителей организации.

2.34. Постановка целей и задач работникам службы приема посетителей.

2.35. Определение условий и концепции проведения мероприятий в соответствии с их целями.

2.36. Организация подготовки и обеспечения корпоративных и деловых мероприятий.

2.37. Контроль подготовки и проведения корпоративных и деловых мероприятий.

2.38. Оценка выбранных условий, качественных и количественных характеристик для обеспечения и сопровождения мероприятий.

2.39. Определение качественных и количественных характеристик выбора сувенирной и подарочной продукции.

2.40. Организация изготовления и закупки сувенирной и подарочной продукции в категории люкс для важных персон.

2.41. Определение стандартов, разработка и внедрение норм, регламентирующих принципы организации и проведения мероприятий.

В случае необходимости начальник административно-хозяйственного подразделения может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению директора организации, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Начальник административно-хозяйственного подразделения имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Давать подчиненным ему работникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.3. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему работниками.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями организации по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы подразделения.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности и деятельности подчиненных ему работников.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Начальник административно-хозяйственного подразделения несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы начальника административно-хозяйственного подразделения осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы начальника административно-хозяйственного подразделения является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы начальника административно-хозяйственного подразделения определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью начальник административно-хозяйственного подразделения может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)