Должностная инструкция руководителя подразделения по документационному обеспечению управления

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя подразделения по документационному обеспечению управления

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя подразделения по документационному обеспечению управления [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.6. На должность руководителя подразделения по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя подразделения по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.

1.8. Особые условия допуска руководителя подразделения по документационному обеспечению управления к работе: нет.

1.9. В практической деятельности руководитель подразделения по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.10. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления должен знать:

структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
правила организации рабочих мест работников организации;
требования охраны труда;
формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
правила организационного проектирования для организации;
методики управления персоналом организации;
трудовое законодательство Российской Федерации;
типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
действующие международные стандарты в области управления документацией;
передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
структура и направления деятельности организации;
функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
методы проектирования и планирования работ в организации;
порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления организации;
правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
организация учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
ведущие организации — разработчики систем электронного документооборота для сферы документационного обеспечения управления организации.

1.11. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления должен уметь:

устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
устанавливать для каждой функции работника службы документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документами;
оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов;
вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации;
анализировать информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
выбирать оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
обосновывать необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
организовывать обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.

1129. В период временного отсутствия руководителя подразделения по документационному обеспечению управления (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководство деятельностью подразделения по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по документационному обеспечению управления;
определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.

2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.

2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
управление проектами документационного обеспечения управления организации;
руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.

2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

В случае необходимости руководитель подразделения по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя подразделения по документационному обеспечению управления осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя подразделения по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя подразделения по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель подразделения по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю подразделения по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю подразделения по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)