Должностная инструкция начальника административно-хозяйственного подразделения (управление объектами недвижимости, находящимися в собственности организации или используемыми на основании других вещных прав)

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника административно-хозяйственного подразделения (управление объектами недвижимости, находящимися в собственности организации или используемыми на основании других вещных прав)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность начальника административно-хозяйственного подразделения [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Начальник административно-хозяйственного подразделения назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Начальник административно-хозяйственного подразделения подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Начальник административно-хозяйственного подразделения относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. На должность начальника административно-хозяйственного подразделения назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное) (бакалавриат и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности)), дополнительное профессиональное образование (программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)).

1.6. Требования к практическому опыту работы начальника административно-хозяйственного подразделения: не менее трех лет в области материально-технического обеспечения, управления недвижимостью.

1.7. Начальник административно-хозяйственного подразделения отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.8. Начальник административно-хозяйственного подразделения должен знать:

законодательство Российской Федерации по вопросам пожарной и экологической безопасности, эксплуатации и обслуживания зданий и сооружений, материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства, гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка в рамках выполняемых трудовых функций;
требования нормативных правовых актов в области охраны труда, пожарной безопасности, охраны окружающей среды, а также правила и регламенты проведения проверок надзорными органами в области эксплуатации и обслуживания объектов недвижимости, пожарной безопасности, экологической безопасности, гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций;
требования к санитарному обслуживанию зданий, сооружений и прилегающей территории;
особенности ухода за различными поверхностями и отделочными покрытиями;
стандарты клининговых услуг;
технологии и способы ведения строительных, ремонтных и монтажных работ в рамках выполняемых трудовых функций;
строительные нормы и правила в рамках выполняемых трудовых функций;
общие технические характеристики систем жизнеобеспечения объектов недвижимости;
конструктивные особенности оборудования систем жизнеобеспечения;
основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к объектам недвижимости;
основы и принципы классификации зданий и сооружений;
основные принципы и технологии бережливого производства;
основы управления персоналом и его мотивации;
методы оценки персонала и результатов труда;
локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
структуру и принципы организации документооборота;
базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
правила деловой переписки;
правила делового этикета;
структуру организации;
агентства и организации, работающие на рынке недвижимости;
виды оказываемых услуг агентствами и организациями, работающим на рынке недвижимости;
конъюнктуру рынка недвижимости;
основы эргономики;
общие принципы зонирования помещений;
методы анализа и порядок сбора, обработки и передачи информации о рынке недвижимости;
порядок проведения осмотров объектов недвижимости;
методы оценки объектов недвижимости;
законодательство Российской Федерации в области земельного, жилищного, экологического, налогового, гражданского права в части регулирования отношений с недвижимостью в рамках выполняемых трудовых функций;
нормативные правовые акты, методические материалы, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, регулирующие операции с недвижимостью в рамках выполняемых трудовых функций;
рынок услуг по страхованию объектов недвижимости;
рынок услуг по оценке объектов недвижимости;
рынок услуг по содержанию и техническому обслуживанию объектов недвижимости;
рынок услуг по ремонту объектов недвижимости;
ценовую политику рынка на определенные категории услуг, в том числе предоставление коммунальных услуг;
принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
основы договорной работы;
порядок заключения договоров;
процедуры регистрации и оформления сделок с недвижимостью, технического состояния, документов на недвижимость;
нормы и правила обеспечения пожарной безопасности в рамках выполняемых трудовых функций;
нормы и правила обеспечения экологической безопасности в рамках выполняемых трудовых функций;
порядок заключения договоров и оформления необходимых документов, связанных с куплей-продажей и арендой недвижимости;
порядок заключения договоров и оформления необходимых документов в части эксплуатации, обслуживания и ремонта (строительства) объектов недвижимости.

1.9. Начальник административно-хозяйственного подразделения в своей деятельности руководствуется:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.10. В период временного отсутствия начальника административно-хозяйственного подразделения (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Начальник административно-хозяйственного подразделения выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организация эксплуатации и технического обслуживания оборудования, инженерных сетей и систем жизнеобеспечения (за исключением систем телекоммуникаций и связи, охраны) объектов недвижимости.

2.2. Контроль своевременности проведения технического и сервисного обслуживания оборудования, инженерных сетей и систем жизнеобеспечения объектов недвижимости.

2.3. Оценка состояния объектов недвижимости и определение целесообразности проведения ремонтно-строительных работ.

2.4. Организация и контроль проведения ремонтных работ оборудования, инженерных сетей, систем жизнеобеспечения и ремонтно-строительных работ зданий и сооружений.

2.5. Разработка планов реализации проведения ремонтных работ оборудования, инженерных сетей, систем жизнеобеспечения и ремонтно-строительных работ зданий и сооружений.

2.6. Проведение мероприятий в рамках обеспечения пожарной и экологической безопасности объектов.

2.7. Организация и контроль санитарно-сервисного и клинингового обслуживания территории организации.

2.8. Определение качественных и количественных потребностей для обеспечения процессов управления недвижимостью организации.

2.9. Построение системы взаимодействия и коммуникации между сотрудниками подразделения и представителями организаций, обеспечивающих эксплуатацию и обслуживание зданий и сооружений и сопровождающих арендные отношения.

2.10. Представление интересов организации в надзорных и контролирующих органах по вопросам эксплуатации недвижимости и обеспечения пожарной и экологической безопасности.

2.11. Разработка и внедрение норм и правил, регламентирующих процедуры управления объектами недвижимости и их обслуживания.

2.12. Постановка целей и задач работникам подразделения в рамках управления собственной недвижимостью и недвижимостью, используемой на основании других вещных прав.

2.13. Контроль выполнения поставленных задач работниками подразделения в рамках управления собственной недвижимостью и недвижимостью, используемой на основании других вещных прав.

2.14. Оценка и определение потребностей организации в обеспечении недвижимостью с учетом сферы деятельности организации, численности персонала и структуры организации.

2.15. Организация процесса подбора объектов недвижимости.

2.16. Организация работы и взаимодействия с поставщиками риэлтерских услуг и коммерческой оценки объектов недвижимости.

2.17. Формирование перечня оценочных характеристик объектов недвижимости в соответствии с планируемой целью использования.

2.18. Оценка характеристик объектов недвижимости по совокупности требований.

2.19. Анализ и оценка стоимости недвижимости, арендных ставок в соотношении с действующими ставками на арендуемые организацией помещения.

2.20. Разработка и внедрение норм и правил, регламентирующих процедуры подбора объектов недвижимости с целью аренды или покупки, а также требований к объектам недвижимости в соответствии с их использованием.

2.21. Организация и контроль покупки и продажи объектов недвижимости.

2.22. Организация процедур оформления, регистрации и исполнения документов на недвижимость, ее эксплуатацию и управление, техническое состояние, регистрацию прав на недвижимость и договоров долгосрочной аренды недвижимости.

2.23. Контроль процедур оформления, регистрации и исполнения документов на недвижимость, ее эксплуатацию и управление, техническое состояние, регистрацию прав на недвижимость и договоров долгосрочной аренды недвижимости.

2.24. Организация заключения и исполнения договоров аренды (субаренды) недвижимости, оказания коммунальных услуг, услуг по эксплуатации и обслуживанию объектов недвижимости, ремонтно-строительных работ, страхованию и оценке.

2.25. Контроль заключения и исполнения договоров аренды (субаренды) недвижимости, оказания коммунальных услуг, услуг по эксплуатации и обслуживанию объектов недвижимости, ремонтно-строительных работ, страхованию и оценке.

2.26. Построение системы хранения и учета регистрационных и технических документов на недвижимость.

2.27. Организация учета объектов недвижимости организации.

2.28. Контроль исполнения указаний, предписаний и рекомендаций органов государственной власти и местного самоуправления по вопросам недвижимости и землепользования.

2.29. Разработка и внедрение норм и правил, регламентирующих процедуры оформления, регистрации и исполнения документов на недвижимость, ее эксплуатацию и управление, техническое состояние, регистрацию прав на недвижимость, заключение и регистрацию договоров аренды недвижимости.

В случае служебной необходимости начальник административно-хозяйственного подразделения может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Начальник административно-хозяйственного подразделения имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Давать подчиненным ему работникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.3. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему работниками.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями организации по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы подразделения.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности и деятельности подчиненных ему работников.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Начальник административно-хозяйственного подразделения несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы начальника административно-хозяйственного подразделения осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы начальника административно-хозяйственного подразделения является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы начальника административно-хозяйственного подразделения определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью начальник административно-хозяйственного подразделения обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью начальнику административно-хозяйственного подразделения для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Начальнику административно-хозяйственного подразделения для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)