Должностная инструкция архивиста

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Архивиста

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность архивиста [Наименование организации в родительном падеже] (далее – Компания).

1.2. Архивист относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Архивист подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность архивиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должности архивариуса не менее 3 лет.

1.5. Архивист должен знать:

  • законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы, регламентирующие работу архивов;
  • методы проведения научных исследований, осуществляемых в архиве;
  • научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела;
  • системы хранения и классификации документов;
  • состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
  • справочно-информационный фонд и информационно-поисковые системы архива;
  • основные положения секретного и несекретного делопроизводства;
  • государственные стандарты на документацию;
  • правила по охране труда и пожарной безопасности;
  • правила внутреннего трудового распорядка.

1.6. Архивист в своей деятельности руководствуется:

  • требованиями законодательства РФ;
  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия архивиста его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Архивист обязан выполнять следующие трудовые функции:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность поступивших в архив документов, подлежащих приему на государственное хранение.

2.2. Проводит экспертизу научной ценности документов и оформляет ее результаты.

2.3. Совместно с экспертной комиссией выявляет уникальные, особо ценные документы, документы ограниченного использования, документы для реставрации и микрофильмирования, а также для создания страхового фонда.

2.4. Составляет на основании решений экспертной комиссии акты на уничтожение документов и проводит уничтожение документов.

2.5. Составляет карточки фондов, списки фондов и коллекций, имеющихся в архиве, реестры описей.

2.6. Разрабатывает каталоги архива и изучает степень их использования.

2.7. Обеспечивает эффективное использование информационно-поисковых средств.

2.8. Осуществляет учет поступления микрофильмов в страховой фонд.

2.9. Подготавливает ответы на запросы социально-правового характера.

2.10. Оформляет документы для допуска исследователей к работе в читальном зале архива, знакомит их с информационно-поисковыми системами.

2.11. Оформляет выдачу дел, выписок из документов, справочных изданий, машинописных копий, фотокопий и микрофильмов.

2.12. Составляет алфавитную картотеку исследователей и тем исследований, осуществляет поиск отсутствующих дел (документов).

2.13. Осуществляет совместно с хранителем фондов проверку наличия и состояния документов, анализирует и оформляет результаты проверки.

2.14. Участвует в работе научного совета, экспертной, экспертно-проверочной и методической комиссий, оказывает методическую и практическую помощь подразделениям в организации управленческой документации, в формировании дел и передаче их на государственное хранение.

В случае служебной необходимости архивист может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.

3. Права

Архивист имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства Компании от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению возложенных на него задач.

3.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Ответственность

Архивист несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. Условия работы

5.1. Режим работы архивиста определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивист обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Кнопка «Наверх»