Должностная инструкция специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (технологическое сопровождение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации)

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (технологическое сопровождение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.6. Требования к опыту практической работы: не менее одного года в области работы с данными и информационными объектами документированных сфер деятельности организации.

1.7. Особые условия допуска к работе:

  • прохождение обучения мерам информационной безопасности и условиям конфиденциальности деятельности по соответствующей программе, прохождение первичного инструктажа по информационной безопасности и условиям конфиденциальности деятельности;
  • прохождение обучения мерам пожарной безопасности;
  • прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда.

1.8. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.9. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности должен знать:

  • технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила его технической эксплуатации;
  • технологию механизированной обработки информации документированных сфер деятельности организации;
  • виды технических носителей информации;
  • методы классификации и кодирования информации документированных сфер деятельности организации;
  • стандарты, системы счисления, шифров и кодов документированных сфер деятельности организации;
  • принципы организации информационных баз данных;
  • характеристики и распространенные форматы графических файлов;
  • основы компьютерной графики, методы представления и обработки графической информации;
  • требования к характеристикам изображений при размещении на веб-сайтах;
  • технические средства сбора, обработки и хранения информации;
  • технические средства сбора, обработки и хранения структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • правила ведения реестров структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
  • методические документы и национальные стандарты в области управления документами и использования информации в организации;
  • основные показатели работы баз структурированных данных документированных сфер деятельности в информационных системах организации;
  • особенности реализации структуры данных и управления метаданными в базах данных документированных сфер деятельности организации;
  • архитектуру систем хранения и обработки информации и возможности их взаимодействия;
  • модели и структуры данных документированных сфер деятельности организации;
  • основы языков и систем программирования баз данных документированных сфер деятельности организации;
  • современные методы и средства управления структурированными данными в документированных сферах деятельности организации;
  • основы построения реляционных баз данных;
  • локальные нормативные акты в области информационного взаимодействия структурных подразделений организации;
  • правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
  • правила и порядок формирования и учета баз данных документированных сфер деятельности организации;
  • требования к характеристикам изображений при размещении на официальных сайтах организации;
  • базовые принципы организации информационных баз данных;
  • специфику и тематику официальных сайтов организации, их цели, задачи и назначение;
  • базовые технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования;
  • правила технической эксплуатации оборудования;
  • основные принципы технологий создания веб-ресурсов;
  • основы гипертекстовой разметки;
  • базовые методы решения задач по созданию и редактированию контента;
  • основы информационной безопасности;
  • основы обеспечения сетевой безопасности, контроля доступа и прав пользователей;
  • локальные нормативные акты организации, регламентирующие порядок работы с корпоративной почтовой системой;
  • методические указания, рекомендации и технологии обеспечения конфиденциальности почтовых сообщений и отправителей;
  • методические документы и нормативно-техническую документацию по вопросам технической защиты информации;
  • этические нормы и правила корпоративного поведения;
  • организационную структуру и филиалы организации;
  • порядок взаимодействия структурных подразделений организации;
  • структуру организации и порядок распределения полномочий между ее структурными подразделениями и должностными лицами;
  • принципы разграничения прав доступа к информации, обеспечения информационной безопасности;
  • принципы и методы упорядочения структурированных данных документированных сфер деятельности организации и информационных показателей организации;
  • критерии оценки качества выполнения ручных и автоматизированных операций по идентификации и извлечению структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
  • требования охраны труда и пожарной безопасности;
  • законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами;
  • законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации;
  • стандарты и методики описания, классификации и индексирования структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • стандарты и методики оценки качества структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • стандарты и методики управления документами;
  • способы систематизации структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • специализированное программное обеспечение для приема, обработки и регистрации обращений работников;
  • внутренние стандарты и методические документы по обработке запросов работников;
  • локальные нормативные правовые акты, методические документы организации по вопросам управления документами и процессам цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по процессам цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • правила делового общения и речевого этикета;
  • способы и каналы информирования работников организации;
  • правила соблюдения информационной безопасности;
  • понятие коммерческой тайны;
  • правила деловой переписки и письменного этикета;
  • внутренние стандарты и методические документы по заполнению отчетности;
  • методы представления информации;
  • требования по обработке обращений за технической поддержкой;
  • принципы, методы формирования отчетности;
  • основы статистики.

1.10. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности должен уметь:

  • пользоваться персональным компьютером и его периферийными устройствами, оргтехникой;
  • использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для выполнения рабочих задач цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
  • работать с большим массивом информационных данных документированных сфер деятельности;
  • применять методы работы с формами, электронными таблицами, данными и метаданными документированных сфер деятельности организации;
  • применять методы работы с информационными базами данных документированных сфер деятельности организации;
  • работать в графических редакторах;
  • обрабатывать растровые и векторные изображения: масштабировать, кадрировать, изменять разрешение и палитру, компоновать изображения;
  • работать с текстовым редактором;
  • применять технологии размещения и передачи информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и сетях интранет;
  • размещать мультимедийные объекты в информационных системах;
  • заполнять веб-формы документированных сфер деятельности организации;
  • использовать поисковые системы;
  • проводить логическую обработку структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • формировать информационные объекты из предоставленных структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • оценивать полноту и достаточность структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • проводить инвентаризацию структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • формировать отчетность по учету и хранению структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • применять автоматизированные средства контроля состояния баз данных документированных сфер деятельности организации;
  • разрабатывать базы данных документированных сфер деятельности организации и осуществлять контроль их ведения;
  • создавать систему индексации структурированных данных документированных сфер деятельности организации и использовать ее в информационно-справочных целях;
  • применять языки и системы программирования баз данных документированных сфер деятельности организации для оптимизации выполнения запросов;
  • моделировать угрозы целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • разрабатывать процедуры обеспечения целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • разрабатывать регламентирующие документы в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
  • формулировать требования на разработку процедур обеспечения целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • применять методы работы с формами, электронными таблицами, информационными базами структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • размещать и обновлять структурированные данные документированных сфер деятельности на официальных сайтах организации через систему управления контентом;
  • вести учет истории изменений структурированных данных документированных сфер деятельности на официальных сайтах организации;
  • проводить администрирование корпоративных почтовых сервисов и систем;
  • применять положения нормативно-технической документации в области информационной безопасности и коммуникационных технологий;
  • использовать программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для выполнения рабочих задач цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
  • работать с информационными системами и базами структурированных данных документированных сфер деятельности;
  • классифицировать и отвечать на типичные запросы работников;
  • согласовывать решение нетипичных обращений работников со специалистами соответствующих подразделений организации;
  • корректировать свои действия в соответствии с условиями ситуации;
  • работать с большим массивом структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • проводить мониторинг структурированных данных документированных сфер деятельности организации.

1.11. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности в своей деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.12. В период временного отсутствия специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности в ходе технологического сопровождения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Идентификация и извлечение структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации, в том числе:

  • идентификация структурированных данных, поступающих из внешних источников информации для документированных сфер деятельности организации;
  • извлечение структурированных данных из внешних источников информации для документированных сфер деятельности организации;
  • формирование структурированных данных документированных сфер деятельности организации в соответствии с требованиями метамодели данных;
  • загрузка структурированных данных документированных сфер деятельности организации в информационные системы (ручная, автоматизированная или автоматическая);
  • контроль корректности загруженных структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • настройка внутренних связей между информационными блоками/страницами в системе управления контентом.

2.2. Систематизация структурированных данных документированных сфер деятельности организации для использования и хранения, в том числе:

  • классификация и индексирование структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • формализация и нормализация структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • номинальная, предметная и хронологическая классификация структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • распределение структурированных данных по номенклатуре документированных сфер деятельности организации;
  • проверка сроков действия и хранения структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
  • ведение реестра документированных сфер деятельности.

2.3. Контроль целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации, в том числе:

  • формирование целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
  • формирование целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации после аварий и сбоев;
  • нахождение и фиксация факта сбоя в работе информационных систем, обрабатывающих структурированные данные документированных сфер деятельности организации;
  • нахождение и фиксация факта несанкционированного уничтожения, перемещения, искажения структурированных данных документированных сфер деятельности организации.

2.4. Учет и обеспечение сохранности структурированных данных документированных сфер деятельности, размещенных на официальных сайтах организации, в том числе:

  • создание и учет резервных копий структурированных данных документированных сфер деятельности, размещенных на сайте, после каждого изменения и обеспечение их сохранности;
  • формализация структурированных данных документированных сфер деятельности для размещения на официальном сайте организации;
  • формирование предложений об улучшении работы официальных сайтов организации;
  • документирование работ по учету структурированных данных документированных сфер деятельности и управлению ими в информационных ресурсах на сайте организации.

2.5. Контроль за соблюдением локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты организации, в том числе:

  • разработка и поддержание в актуальном состоянии локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты;
  • информирование работников организации о правилах и порядке исполнения локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты;
  • выявление фактов нарушения локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты.

2.6. Консультационная поддержка работников организации в процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности, в том числе:

  • прием поступающих запросов о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности от работников организации;
  • проведение инструктажа работников организации по выполнению функций цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • подготовка учебных и методических материалов, презентаций по цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • консультирование работников организации по цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • изучение запросов работников организации о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • выдача рекомендаций и разъяснений по типичным обращениям работников организации о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
  • подготовка предложений по оптимизации процессов цифровой трансформации документированных сфер деятельности на основании типичных запросов работников организации.

2.7. Формирование отчетности по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации, в том числе:

  • сбор информации для формирования отчетов по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
  • обработка собранной информации по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
  • заполнение отчетных форм по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
  • автоматическое или автоматизированное формирование отчетов по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
  • контроль корректности данных в сформированных отчетах по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации.

В случае служебной необходимости специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.6. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Специалисту по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Кнопка «Наверх»