Должностная инструкция специалиста по связям с общественностью (управление процессом подготовки к участию в торгово-промышленной выставке организации-экспонента)

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по связям с общественностью (управление процессом подготовки к участию в торгово-промышленной выставке организации-экспонента)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по связям с общественностью [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Специалист по связям с общественностью назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист по связям с общественностью относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность специалиста по связям с общественностью назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат или высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в сфере выставочного менеджмента, событийного менеджмента, событийного маркетинга.

1.5. Требования к опыту практической работы: не менее трех лет в сфере событийного менеджмента, выставочного менеджмента, событийного маркетинга.

1.6. Специалист по связям с общественностью отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы по связям с общественностью;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.7. Специалист по связям с общественностью должен знать:

  • принципы стратегического менеджмента;
  • принципы постановки целей и управления их достижением;
  • оценку эффективности реализации проектов, качественные и количественные критерии эффективности проекта;
  • инструменты достижения количественных и качественных целей участия в торгово-промышленных выставках;
  • технологии управления проектами;
  • особенности выставочного и событийного менеджмента;
  • инструменты современного событийного маркетинга;
  • инструменты тайм-менеджмента;
  • технологии эффективного участия в выставке, в частности, подходы к выбору выставочных проектов для участия;
  • технологии эффективного участия в торгово-промышленных выставках;
  • технологии обеспечения безопасности при монтаже/демонтаже экспозиции, работе оборудования на стенде;
  • приемы эффективного управления персоналом и командообразования;
  • современное развитие выставочной деятельности и рынка выставочных услуг;
  • современные форматы торгово-промышленных выставок, а также мероприятий деловой и дополнительной программы выставок;
  • возможности торгово-промышленных выставок как инструмента интегрированных маркетинговых коммуникаций;
  • виды современного выставочного оборудования;
  • современные подходы к проектированию экспозиции;
  • методы и инструменты эффективного управления проектами.

1.8. Специалист по связям с общественностью должен уметь:

  • разрабатывать стратегические документы в сфере управления и развития организации;
  • осуществлять управленческий выбор из большого количества альтернатив на основе формирования системы критериев;
  • осуществлять постановку целей и задач развития в сфере маркетинга и продвижения организации;
  • осуществлять выбор оптимальных инструментов выставочного маркетинга в соответствии с целями и задачами участия организации в торгово-промышленной выставке;
  • интегрировать маркетинговые цели и задачи организации в программу участия в конкретной торгово-промышленной выставке;
  • формировать маркетинговые материалы организации в целях участия в торгово-промышленной выставке;
  • определять приоритетных целевых посетителей и их интересы с учетом отраслевой специализации и особенностей формата конкретной торгово-промышленной выставки;
  • работать в графических редакторах;
  • организовать работу команды;
  • выполнять многозадачные действия в рамках графика торгово-промышленной выставки;
  • оперативно решать форс-мажорные ситуации;
  • регулировать работу команды в соответствии с ходом достижения целей и задач реализации проекта участия в торгово-промышленной выставке;
  • обрабатывать и анализировать данные об участии в торгово-промышленной выставке;
  • работать в основных офисных программах;
  • критически оценивать выполненную работу и определять возможности повышения эффективности деятельности.

1.9. Специалист по связям с общественностью в своей деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.10. В период временного отсутствия специалиста по связям с общественностью (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Специалист по связям с общественностью в ходе управления процессом подготовки к участию в торгово-промышленной выставке организации-экспонента выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Разработка и согласование с руководством стратегии и программы участия организации-экспонента в торгово-промышленных выставках, в том числе:

  • разработка стратегии участия организации-экспонента в торгово-промышленных выставках в соответствии с общей стратегией развития организации-экспонента;
  • разработка программы участия организации-экспонента в торгово-промышленных выставках, направленной на достижение целей стратегии участия в торгово-промышленных выставках;
  • согласование разработанных стратегии и программы участия в торгово-промышленных выставках с руководством организации-экспонента;
  • распределение задач среди ответственных работников для обеспечения выполнения разработанных стратегии и программы участия в торгово-промышленных выставках.

2.2. Организация эффективной подготовки к участию в торгово-промышленной выставке, в том числе:

  • обеспечение своевременного оформления документации по участию организации-экспонента в торгово-промышленных выставках;
  • контроль оплаты участия организации-экспонента в торгово-промышленных выставках;
  • выбор оптимальной формы участия в торгово-промышленных выставках в соответствии с поставленными целями и задачами участия;
  • разработка проекта экспозиции;
  • распределение обязанностей работников выставочного стенда;
  • разработка программы участия в конкретной торгово-промышленной выставке;
  • организация приглашения целевых посетителей выставочного стенда организации-экспонента;
  • формирование программы переговоров на выставочном стенде организации-экспонента;
  • подготовка информационных, рекламных, сувенирных материалов для посетителей выставочного стенда организации-экспонента и представителей средств массовой информации;
  • подготовка работников организации-экспонента к работе на выставочном стенде;
  • обеспечение выполнения логистических процессов по доставке оборудования и экспонатов на выставочную площадку, организации трансферов и проживания работников, работающих на выставке;
  • взаимодействие с организаторами торгово-промышленной выставки.

2.3. Управление процессом участия в торгово-промышленной выставке, в том числе:

  • обеспечение выполнения работ по застройке, установке оборудования и оформлению экспозиции во время монтажа торгово-промышленной выставки;
  • инструктирование работников выставочного стенда организации об индивидуальных графиках, программе и режиме работы выставочного стенда организации;
  • ежедневный контроль работы выставочного стенда организации на протяжении всей торгово-промышленной выставки;
  • контроль проведения встреч ключевых посетителей с руководством организации на выставочном стенде или в рамках программы торгово-промышленной выставки;
  • контроль участия представителей организации в запланированных мероприятиях программы торгово-промышленной выставки;
  • контроль эффективности достижения целей и задач участия в торгово-промышленной выставке;
  • обеспечение решения административных вопросов с офисом организатора торгово-промышленной выставки;
  • обеспечение выполнения работ при демонтаже экспозиции и вывозе оборудования во время демонтажа торгово-промышленной выставки;
  • организация работы с посетителями выставочного стенда организации после завершения торгово-промышленной выставки на основе договоренностей, достигнутых с ними во время торгово-промышленной выставки.

2.4. Оценка эффективности участия в торгово-промышленной выставке, в том числе:

  • сбор отчетов о выполненной работе и результатах от работников выставочного стенда организации;
  • анализ полученных данных, а также собственных данных о ходе и результатах участия в торгово-промышленной выставке;
  • оценка достижения поставленных целей и задач участия в торгово-промышленной выставке;
  • определение возможностей повышения эффективности участия в торгово-промышленных выставках;
  • представление отчета об эффективности участия в торгово-промышленной выставке руководству организации;
  • внедрение утвержденных руководством предложений по повышению эффективности участия в торгово-промышленных выставках.

В случае служебной необходимости специалист по связям с общественностью может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Специалист по связям с общественностью имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.6. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по связям с общественностью несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста по связям с общественностью осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по связям с общественностью является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по связям с общественностью определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по связям с общественностью обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Специалисту по связям с общественностью для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен _________/________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Кнопка «Наверх»