Должностная инструкция специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами [Наименование организации в родительном падеже] (далее — ЖЭУ).

1.2. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя ЖЭУ.

1.3. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] ЖЭУ.

1.4. На должность специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование в области управления многоквартирным домом. Без требований к опыту практической работы.

1.5. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами должен знать:

технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи;
специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами;
состав документации по управлению многоквартирными домами;
стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций;
правила оформления реквизитов деловых документов;
технологии работы с документами организации;
требования к оформлению документов на хранение в организации;
функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;
технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
основы миграционного законодательства Российской Федерации;
требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
основы конфликтологии;
основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности;
этику делового общения;
специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
систему документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций;
требования к качеству коммунальных услуг;
порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома;
нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей;
нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях;
современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов;
правила оформления и применения электронной цифровой подписи.

1.6. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами в своей деятельности руководствуется:

законодательными и иными нормативными актами, регламентирующими вопросы производственно-экономической деятельности предприятия;
методическими и нормативными материалами, касающимися деятельности жилищного фонда ЖЭУ;
правилами и нормами технической эксплуатации жилищного фонда;
уставом предприятия;
приказами и распоряжениями директора предприятия, главного инженера и начальника ЖЭУ;
настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации.

2.2. Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами.

2.3. Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами.

2.4. Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению.

2.5. Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации.

2.6. Восстановление документации по управлению многоквартирными домами.

2.7. Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных.

2.8. Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами.

2.9. Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации.

2.10. Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям).

2.11. Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.

2.12. Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.

2.13. Прием от граждан документов регистрационного учета.

2.14. Работа с документами регистрационного учета.

2.15. Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.

2.16. Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных.

2.17. Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях.

2.18. Передача документов в органы внутренних дел.

2.19. Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.

2.20. Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.

2.21. Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.

2.22. Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений.

2.23. Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений.

2.24. Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.

2.25. Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных.

2.26. Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.

В случае служебной необходимости специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.

3. Права

Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Получать необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.

3.4. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Принимать участие в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.

3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ЖЭУ.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)