Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) или среднее профессиональное образование (непрофильное) (программы подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности, без предъявления требований к опыту практической работы.

1.5. Делопроизводитель отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
структуру организации, руководство структурных подразделений;
современные информационные технологии работы с документами;
порядок работы с документами;
схемы документооборота;
системы скоростного письма;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
типовые сроки исполнения документов;
принципы работы со сроковой картотекой;
назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
правила документационного обеспечения деятельности организации;
виды документов, их назначение;
требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
системы электронного документооборота;
правила и сроки отправки исходящих документов;
требования охраны труда;
виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;
правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;
правила передачи дел в архив организации.

1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Прием и первичная обработка входящих документов.

2.2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

2.3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

2.4. Регистрация входящих документов.

2.5. Организация доставки документов исполнителям.

2.6. Ведение базы данных документов организации.

2.7. Ведение информационно-справочной работы.

2.8. Обработка и отправка исходящих документов.

2.9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

2.10. Контроль исполнения документов в организации.

2.11. Разработка номенклатуры дел организации.

2.12. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.

2.13. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.

2.14. Формирование дел.

2.15. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

2.16. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.

2.17. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.

2.18. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.19. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.20. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.21. Передача дел в архив организации.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы делопроизводителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)