Должностная инструкция секретаря-администратора

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-администратора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря-администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь-администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь-администратор относится к категории технических исполнителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность секретаря-администратора назначается лицо, имеющее среднее общее образование, профессиональное обучение (программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих), без предъявления требований к опыту практической работы.

1.6. Секретарь-администратор отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.7. Секретарь-администратор должен знать:

• функции, задачи, структуру организации, ее связи;
• правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
• этику делового общения;
• правила речевого этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• правила организации приема посетителей;
• правила делового общения;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• правила организации приемов в офисе;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола;
• правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.

1.8. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия секретаря-администратора (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Секретарь-администратор выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.

2.2. Регистрация поступающих телефонных звонков.

2.3. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.4. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.

2.5. Ведение журнала записи посетителей.

2.6. Учет посетителей и оформление пропусков.

2.7. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

2.8. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

2.9. Организация и бронирование переговорных комнат.

2.10. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.

2.11. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

2.12. Ведение журнала разъездов работников организации.

2.13. Координация работы курьеров и водителей организации.

2.14. Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.

2.15. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

В случае служебной необходимости секретарь-администратор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь-администратор имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь-администратор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы секретаря-администратора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря-администратора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря-администратора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Секретарю-администратору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)